Coordinateur Administratif H/F – 92000 Nanterre

Oris recherche pour un de ses clients un Coordinateur Administratif H/F

Rattaché(e) à la Direction des Achats Services, vous avez pour mission de piloter et de contrôler des flux administratifs et financiers sur un périmètre défini par sa ligne hiérarchique, dans le respect des règles en vigueur, et des délais contractuels. Vous assurez la qualité de services apportée aux clients et fournisseurs (internes/externes) et anticipez, mettez en place et faites évoluer les procédures et méthodes existantes.

Activités principales

Ø Piloter et coordonner la gestion administrative et financière avec les services concernés (internes/externes) dans le respect des engagements contractuels et des procédures définies

o Coordonner les tâches au sein de son équipe selon les directives transmises

o Contrôler la conformité et la complétude des dossiers dans les délais impartis

Ø Contrôler les aspects administratifs et financiers du périmètre défini (niveaux de SLA, délais de règlement client, conditions de facturation, marchés publics, PV, pénalités,…)

o Contrôler et / ou gérer les process spécifiques (factures à émettre, anticipées, pro forma, vente à zéro, exonération TVA,…)

o Analyser les litiges et mettre en place des actions correctives

Ø Assurer l’interface avec les clients internes / externes

o Gérer les escalades et remontées opérationnelles

Ø Participer à l’amélioration des circuits et flux

o Participer à l’amélioration des process (EDI, procédures internes, outil de pilotage, …)

o Mettre à jour et optimiser les procédures/documents et s’assurer de leur respect

Ø Réaliser des reportings

o Mettre en place des indicateurs afin de mesurer la satisfaction client

o Mettre en place et assurer le suivi des tableaux de bord d’activité

o Mettre à jour les outils de production internes et client

Activités secondaires

Ø Assurer le back up des membres de son équipe

Ø Archiver les contrats et documents originaux

Ø Assurer le transfert de compétences via des sessions de formation

Savoir-faire comportemental

– Avoir l’esprit d’entreprise

– Avoir le sens du service client (interne/externe)

– Avoir l’esprit de synthèse

– Avoir le sens des priorités

– Etre autonome

– Etre rigoureux

– Etre maitre de soi dans les situations de stress ou de conflit

– Avoir le sens de la Communication

– Savoir travailler en équipe et ou en mode collaboratif

– Respecter ses engagements

– Faire preuve d’adaptabilité

Savoir faire Opérationnels

– Analyser les besoins d’un prospect/client et proposer la solution la mieux adaptée

– Analyser des résultats et performances au regard de l’engagement contractuel

– Contrôler la réalisation de l’intervention/de la solution fournie

– Identifier et mettre en place des plans de prévention et de gestion des risques et/ou pénalités

– Piloter la mise en œuvre d’un plan d’action

– Définir et optimiser le planning de réalisation en fonction des aléas ou contraintes (internes/externes)

– Respecter et appliquer les règles et procédures

– Elaborer-Rédiger un compte rendu de réunion / d’intervention, une réponse à sollicitation

– S’exprimer au téléphone

– Reformuler

– Rendre compte des résultats quantitatif/qualitatif à son client (interne/externe)

– Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

– Faire remonter à son manager les besoins de décision et d’arbitrage en faisant apparaître les enjeux en cours, escalader

– Piloter des sous-traitants (interne/externe)

Type d’emploi : Intérim, CDI

Durée de la mission : Longue durée + possibilité d’embauche

Salaire : 33 000,00€ à 35 000,00€ /an

CV et lettre de motivation a odile.tevilov@oris-interim.com

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