Assistante ADV Factures – Nanterre 92

Fonction :

PEA FAE (Facture à emettre)

Expérience :

Senior

Domaine :

Administratif & Finance

MISSIONS :

Gérer et piloter l’activité FAE en lien avec le prestataire et les opérationnels dans le respect des règles en vigueur et des flux d’activité.

Prendre en charge des taches communes courantes d’activité sur ce périmètre mais également sur d’autres activités de l’équipe en fonction des besoins.

1) SUIVI D’ACTIVITE :Assurer le suivi de l’activité FAE.

  • Suivi quantitatif et qualitatif du traitement des dossiers
  • Point hebdomadaire avec le prestataire et les PEA Services et Maintenance
  • Point mensuel sur les objectifs du « Work Order »
  • Remontée des dysfonctionnements
  • Mise en place des plans d’actions correctifs
  • Lien avec les opérationnels en France
  • Mise à jour et contrôle des process d’activité
  • Suivi des ratios/SLA mise en place et de la facturation de la prestation
  • Suivi et mise en place de tableau de bord de suivi d’activité

Assurer la facturation dans les meilleurs délais

  • Renforcer les PEA sur la partie facturation
  • Analyser les comptes clients par PEA, métier et BU
  • Rechercher et centraliser les contrats clients
  • Analyser la partie facturation du contrat pour en extraire les CVG et/ou conditions particulières de facturation
  • Identifier la facturation forfaitaire, la facturation liée à des COPIL, la facturation liée à des marchés publics, la facturation liée à SCC SA…
  • Relancer l’ensemble de la production et du commerce par mail, téléphone et/ou rendez-vous pour obtenir un état des lieux précis du compte
  • Récupérer au plus vite tous les documents manquants (PV, RAH, BDC, contrats…)
  • Transmettre les éléments reçus aux PEAs pour déclencher la facturation
  • Faire un reporting hebdomadaire des actions menées
  • Escalader vers son M+1 si le contexte le nécessite

2) ACTIVITES opérationnelles :

  • Maitriser l’ensemble des étapes de la production et les réaliser si nécessaire
  • Prendre en charge des activités opérationnelles communes : Facturation client, Envoi contrat d’intérim, Voyage ou toutes autres activités en fonction de l’actualité et des changements d’organisation.

3) ACTIVITES complémentaires :

  • Mener des sessions de formation en collaboration avec le prestataire
  • Etre le backup d’un PEA sur le suivi complet d’une autre activité

4) Savoir-faire comportementaux :

  • Communication/Ecoute
  • Capacité à écouter, à échanger et à transmettre l’information en se mettant à la portée des interlocuteurs concernés
  • Capacité à développer des relations durables, constructives et de qualité dans l’intérêt de l’avancement et du déroulement de l’activité
  • Capacité à s’inscrire dans un groupe de travail et à s’investir dans un objectif commun.
  • Capacité à faire comprendre et à transmettre ses connaissances, dans l’objectif de faire progresser les autres
  • S’exprimer en public
  • Organisation/Méthode
  • Capacité à construire une méthode de travail, à gérer des priorités pour atteindre les objectifs fixés avec un maximum d’efficacité
  • Capacité à organiser et à suivre le déroulement des activités dans le respect des règles édictées
  • Capacité à mener à bien les actions à réaliser dans le respect des règles et des procédures de l’entreprise
  • Implication/adaptabilité
  • Capacité à être précis et minutieux constant dans l’exercice des tâches
  • Capacité à entreprendre des actions de façon autonome pour améliorer le résultat ou le fonctionnement de ses activités
  • Capacité à faire preuve de rapidité et d’efficacité dans l’exécution des tâches confiées. Capacité à respecter les délais impartis
  • Capacité à gérer les situations opérationnelles critiques

5) Savoir faire Opérationnels:

  • Connaissance de l’organisation et des principaux interlocuteurs
  • Analyser et diagnostiquer des dysfonctionnements
  • Définir une problématique et une méthode de résolution du problème spécifique à son domaine de compétence
  • Recueillir et synthétiser les besoins
  • Rendre compte des résultats quantitatif/qualitatif
  • Analyser et résoudre des litiges clients/fournisseurs relatif à son domaine de compétence
  • Elaborer/rédiger des écrits et présentation professionnels
  • Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
  • Elaborer un plan de classement ou d’archivage
  • Définir et optimiser le planning de réalisation en fonction des aléas ou contraintes (internes/externes)

6) COMPETENCES TECHNIQUES:

  • WORD, XLS, Outlook, Powerpoint
  • Geiser, OUT, GFW, SCH Travel, et autres outils internes liés à l’activité
  • Règles de sécurité (sauvegarde de fichiers/virus)

Salaire selon experience

longue mission interim

 

Méthode de candidature: Email (jr.martin@ejobrh.fr, odile.tevilov@oris-interim.com)

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